呼叫筛选可以帮助筛选呼叫并将其转接给合适的团队成员，这样您和您的团队就可以节省时间。但是，如何实施最有效的流程和系统，让您的团队可以专注于重要的事情呢？
在本文中，我们将介绍您可以使用的来电筛选最佳实践以及如何设置它们。首先，让我们分解一下来电筛选工作流程以及您可能需要它们的时间。
什么是呼叫筛选？
来电筛选是根据来电者的身份以特定方式接听电话的过程。传统上，企业会安排接待员负责筛选和转接电话。现在，您可以自动执行该过程。
筛选呼叫有三个方面：
- 识别呼叫者：呼叫者 ID可识别呼叫者的姓名和电话号码，以便您可以适当地处理呼叫。
- 回应：您可以接受、拒绝，或者如果您使用的是共享号码，也可以让队友回答。
- 将呼叫者连接到正确的队友或部门：如果有人筛选所有来电（或者他们只是联系到与您公司关联的另一个号码），他们可以将电话转接给同事或特定团队。
您可以设置自动语音应答 ( IVR )，而不必转接所有电话。如果您接 如何建立电话号码列表 到大量 如何建立电话号码列表 垃圾电话，自动语音应答无法与电话菜单交互，从而无法有效地筛选这些电话。
它设置起来很简单，可以让您避开不想要的电话，而不会忽略重要的电话。
何时应使用呼叫筛选？
除了自动忽略垃圾电话外，呼叫筛选还可以帮助确定呼叫的优先级并建立有效的工作流程。
作为一家企业，您可能希望鼓励潜在客户通过文本联系您，以便您的团队在帮助现有客户时能够保持响应。
当有人打电话时，IVR 会询问他们是否是现有客户。IVR 根据他们的回答路由呼叫 — 如果此人不是现有客户，IVR 可以将其路由到特定号码，该号码会转到语音信箱并鼓励他们通过短信联系。
您可以通过多种方式使用呼叫筛选对电话进行优先排序，包括 Google Assistant 等呼叫筛选服务（在 Google Pixel 手机上运行最佳）或 iOS 上的内置呼叫筛选功能。
但是，它们不提供企业需要的其他功能。最好的选择是使用像 OpenPhone 这样的企业电话系统。具有正确功能（例如电话菜单、呼叫转移 如何为你的销售渠道找到决策者 和呼叫阻止）的电话系统可以简化筛选过程。
您还可以获得其他业务沟通功能，以帮助改善客户体验和团队的工作效率。
商务电话系统中应注意的 8 个关键功能
除了呼叫筛选功能外，还有其他功能可以帮助支持您的整体呼叫管理流程 – 并最终简化您的团队的沟通。
1. 共享号码
您的团队可以通过共享收件箱协同工作，使用合适的话系统接听电话。如果您管理一个团队，您可以全面了解谁接听了特定电话，并且可以播放通话录音以根据需要提供指导。
2. 手机菜单
电话菜单（或自动接线员）是支持呼叫筛选的重要功能。它可以消除垃圾电话，并帮助优先处理呼叫者，而无需人工干预。例如，当有人给您打电话时，电话菜单可能会要求他们拨打 1 寻求支持，拨打 2 请求演示，拨打 3 与销售代表通话。如果您是销售经理，使用电话菜单筛选电话有助于确保您的团队接听最相关的电话。
3. 呼叫转移
假设您在接听电话后意识到来电者需要与您的队友通话。您可以将电话转接给您的队友，这样来电者就不必重拨。在适当的时候使用热转接和冷转接也有助于您改善客户体验。
4. 屏蔽号码
您可以屏蔽特定号码的来电。如果电话推销员一直给您打电话，您可以屏蔽他们的号码以自动拒绝来电。通过屏蔽号码，您可以防止干扰并节省接听无关电话的时间。
5.自动回复
您可以使用自动回复功能自动发送短信来确认来电者。例如，当您拒绝低优先级的来电时，OpenPhone 可以自动发送短信确认来电者，询问他们您可以提供什么帮助。这样，您就可以将不太紧急的对话转移到短信中。
6. 请勿打扰
当您不想接听任何电话时，“请勿打扰”选 澳大利亚电子邮件列表 项会有所帮助。“请勿打扰”不会接听或拒绝来电 – 它只会使来电静音，这样您就不会听到电话铃声。来电者仍然可以拨打电话并留下语音邮件。
7. 语音邮件转录
借助语音邮件转录功能，您可以轻松浏览语音邮件消息，无需浪费时间收听每条消息。当您不在办公室时，您可以自动将语音邮件转录转发到任何电子邮件地址，这样您就不会错过语音邮件。
8. 通话分析
OpenPhone 提供内置通话分析功能，可实时显示未接来电数量和通话量峰值。这些分析功能可帮助您根据数据做出有关管理团队时间的决策。
如果您是律师或会计师，您可能需要分析信息来计费。例如，律师可以使用按小时收费的客户的分析数据。
呼叫筛选最佳实践
来电筛选是一项很棒的功能。要充分利用它，请遵循以下提示，最终将注意力集中在更有影响力的工作上。
您向语音信箱发送的短信
为发送到语音信箱的呼叫者设置自动回复。当呼叫进入语音信箱时，OpenPhone 可以自动触发短信。
在短信中询问来电者需要什么帮助，以鼓励他们通过短信寻求帮助。这是一个双赢的结果：您不必在通话中回答所有问题，而来电者仍能得到问题的答案。
拦截垃圾电话
接到自动拨号电话和垃圾电话？立即屏蔽它们。如果您无法确定某个电话是否是垃圾电话，请在线搜索该号码，您可能会看到其他人也举报这些垃圾电话。无需拒绝或在不知情的情况下接听垃圾电话，可以节省您的时间并让您专注于工作。
设置自动呼叫路由
如果您依赖来电显示，您可能会错误地忽略重要的电话，这就是自动呼叫路由很有用的原因。
当有人给您打电话时，自动接线员可以为呼叫者提供连接到相应部门的选项。该系统可帮助将呼叫路由到正确的部门，这样您就永远不会拒绝或忽略重要呼叫。
整合您的 CRM 系统
导入您的联系人列表或将 OpenPhone 与您的 CRM 集成，以便在联系人来电时在 OpenPhone 中查看联系人的姓名。这样您就可以更轻松地确定是否应该接受或拒绝来电。
将商务电话与 CRM 集成还可以带来其他好处。例如，您可以整理客户和潜在客户的沟通数据，以提高转化率和客户体验。
OpenPhone 与HubSpot和Salesforce等流行的 CRM 集成。对于其他 CRM，您可以使用 OpenPhone 的Zapier 集成在 OpenPhone 和您的 CRM 之间自动迁移数据。
使用线程协作处理已筛选的电话
主题可让您在收件箱界面中对客户的短信和电话进行评论。评论是内部评论，客户无法看到。
假设您拒绝接听来电，因为您不是来电者的常用联系人。也许您只是很忙，需要您的同事回电。您无需起草完整的消息，只需在被拒绝的来电上发表评论并标记您的同事即可。
专业提示：确保您的队友拥有他们所标记的收件箱的共享访问权限。
设置拨出电话的 ID
需要回拨电话吗？即使您已安排好时间与他们通话，您也可以通过设置来电显示来避免玩电话捉迷藏。
如何使用 OpenPhone 筛选来电
OpenPhone 可帮助您结合以下功能筛选呼叫：
- 用于呼叫筛选的电话菜单：首先创建电话菜单以设置自动呼叫筛选。电话菜单要求呼叫者按下特定键以连接到相应部门 – 这有助于自动拒绝自动呼叫，因为他们无法浏览 IVR 菜单。这会将您的来电流量分配到各个部门，这样您就可以避免接到不是给您的电话。
- 自动回复以鼓励呼叫者通过短信联系：在您的 OpenPhone 帐户中设置自动回复。OpenPhone 允许您为未接来电、语音邮件和收到的短信设置单独的自动回复。在消息中，鼓励呼叫者通过短信联系。一旦您知道他们需要什么，您就可以要求合适的人联系您。
- 内部线索用于协作处理筛选电话：筛选电话时，您可能需要团队成员回电给来电者。使用内部线索标记您的同事是提供背景信息的好方法，无需输入长电子邮件或发送长语音消息。