回想一下上一次与身处不同地点的人进行电话会议的情形。您是否遇到过沟通困难——与人或技术相关的问题？您是否发现自己在通话中不断被其他人打断？您能否自信地说，与电子邮件或通过 Slack、Skype 或其他平台进行的对话相比，这次电话会议对与会者更有益？根据您的准备程度，电话会议可能非常高效，也可能完全浪费时间——我想对于我们大多数人来说，后者通常更接近事实。
有些人会花时间为电话会议做好准备，会提前到达，了解会议议程，并且只在需要分享自己想法时发言。然而，其他人会迟到、无视静音按钮、打断别人说话、遇到本来可以避免的连接问题，并且不会遵循预先商定的议程。《哈佛商业评论》的一项调查结果发现，在各行各业 的 182 名高级经理中， 65 % 的人 表示会议妨碍了他们完成自己的工作。71 % 的人 表示会议没有成效，效率低下。64 % 的人 表示会议以牺牲深入思考为代价。62 % 的人 表示会议错失了让团队更紧密团结的机会。这并不奇怪。
考虑到这一点，我们整理了一些技巧来帮助您准备有效的电话会议，这些会议可以紧扣主题，积极吸引与会者，并对您的工作产生有意义的影响。
1）提前规划议程并分享
如果没有明确的计划，会议注定会失败。如果你没有概述希望通过电话会议实现的目标、需要分配哪些行动以及在会议期间需要提出哪些问题，那么远程会议需要花费时间和精力，而这些时间和精力本可以用来完成其他任务。一旦你制定了计划，概述了要涵盖的具体事项，请将其发送给所有与会 电话营销数据 者并严格执行该计划。最好提前分享议程，以便所有参与者都能为会议做好准备。
2）邀请合适的人
你在参加过多少次电话会议时怀疑自己为什么会参加？对于我们大多数人来说，大部分会议并不需要我们花时间，但高层管理人员还是会邀请我们参加，因此很难退出。
由于难以平衡每个人的意见以及技术的限制，因此很难举行有众多参与者参加的富有成效的远程会议。这就是为什么选择参与者时，一定要考虑他们能为会议带来什么价值，以及会议是否为他们留出足够的时间，让他们就重要项目或任务提供意见。
3）选择一名主持人
对于大型会议来说，确保每个人的声音都能在通话过程中被听到可能是一个真正的挑战。不知不觉中，每个人都开始发言，开始私下交谈，会议结束了，而重要的团队成员却没有机会参与讨论。
沉默寡言的人很快就会发现自己被别人打断，这会打击他们的自信心，让他们觉得自己的观点不重要。这就是为什么找到一个主持人很重要，他的职责是确保每个人都有机会发言，如果旁白分散了通话的核心目的，主持人会阻止他们。
4）保持简单
无论您使用什么软件进行通话，您都需要确保它简单易用。除 如何为你的销售渠道找到决策者 了议程外，您还应发送所有拨入号码、密码、在线平台链接（Google+、Zoom 等）以及与会者加入电话会议所需的任何其他信息。如果这是第一次使用特定软件或设备安排通话，最好与团队其他成员一起进行一些测试，以确保尽早发现任何技术故障。毕竟，技术问题在电话会议中相当常见，是导致时间延迟和沮丧的主要原因之一。
5）鼓励每个人保持沉默
在电话会议期间，有些人会大声呼吸、大声咀嚼，因为他们会利用通 澳大利亚电子邮件列表 话时间吃点零食，或者只是希望没有人注意到他们通话时的背景噪音。通话期间的噪音干扰会大大降低参与者的注意力，并使与会者感到沮丧。在通话前，您应该要求每个人在不说话时将麦克风静音，因为这有助于大大减少噪音。
6）指定一名记录员
您是否已指定某人作为记录员？
电话会议期间讨论的任何决定、行动项目、项目和任务都需要有人记录下来，以便通过后续电子邮件发送。提醒与会者会议的主要内容以及下次电话会议前需要做的事情。这既提高了会议的效率，又强调了会议召开的原因以及团队成员的重要贡献。在远程工作关系中，跟进尤其重要，因为它有助于强调作为一个团队，你们是以结果为导向的，有绩效目标和期望。